Analisis Kebutuhan Diklat. Mengapa Penting?

 

27 November 2015

Oleh Dr. Asep Iwa Hidayat, S.Sos, M.Pd

Dalam manajemen pendidikan dan pelatihan, hal yang harus diperhatikan tentang analisis kebutuhan diklat antara lain kegiatan perencanaan diklat, pelaksanaan diklat dan monitoring dan evaluasi diklat. Faktor yang utama, dan merupakan kegiatan awal adalah perencanaan. Oleh karena itu, ada pepatah mengatakan: “Apabila gagal dalam berencana, maka berarti merencanakan kegagalan”. Begitu pentingnya perencanaan maka dalam perencanaan membutuhkan konsentrasi tingkat tinggi, keseriusan yang baik sehingga diperoleh kegiatan yang maksimal. Perencanaan mencakup rangkaian kegiatan untuk menentukan tujuan umum (goals) dan tujuan khusus (objectives) suatu organisasi atau lembaga. Perencanaan akan berkaitan dengan pola, rangkaian dan proses kegiatan yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut. Perencanaan pada dasarnya adalah menentukan kegiatan dan tujuan yang hendak dicapai. Sebagai salah satu fungsi manajemen, perencanaan merupakan suatu proses pengambilan keputusan dari berbagai alternatif yang akan dilaksanakan pada masa yang akan datang.

Kauffman (Fattah, 2001:49) menyatakan bahwa “perencanaan adalah proses penentuan tujuan atau sasaran yang hendak dicapai dan sumber yang diperlukan untuk mencapai tujuan itu seefisien dan seefektif mungkin”. Dari pendapat tersebut tampak bahwa perencanaan pada hakekatnya merupakan kegiatan memikirkan masa depan yang lebih baik, yang menggambarkan terjadinya perubahan, baik secara kuatitatif maupun kualitatif dibandingkan dengan keadaan sebelumnya atau kondisi saat ini.

Berdasarkan pengertian di atas, dalam proses perencanaan kondisi perubahan yang diinginkan perlu dirumuskan secara operasional, baik yang menyangkut substansi, sifat, jumlah dan kapan harus dicapai. Selain hal itu membentuk masa depan yang lebih baik, menuntut pemikiran yang realistic, feasible dan sistematic. Realistik berarti memikirkan kondisi objektif, baik menyangkut masalah-masalah yang dihadapi maupun faktor-faktor yang mempengaruhinya. Feasible mengandung arti memiliki kemungkinan untuk diwujudkan dengan memperhatikan sumber daya yang ada, sedangkan sistematik artinya memperhitungkan seluruh komponen yang membentuk kinerja organisasi.

Memperhatikan uraian di atas, dapat dikatakan bahwa pada dasarnya penetapan tujuan atau sasaran-sasaran pembangunan pendidikan merupakan proses merumuskan gambaran realistic tentang keadaan/perubahan yang dikehendaki dan diyakini sebagai suatu keadaan yang lebih baik. Oleh karena itu, perencanaan yang baik hendaknya memperhatikan sifat-sifat kondisi yang akan datang, di mana keputusan dan tindakan efektif dilaksanakan baik jangka pendek (kurang dari 5 tahun), jangka menengah (5 – 10 tahun), maupun jangka panjang (di atas 10 tahun). Dari hal tersebut, bila dikaitkan dengan perencanaan pendidikan dan pelatihan, maka perencanaan merupakan penentuan sekumpulan kegiatan seperti penentuan strategi, kebijakan, prosedur, metoda, sistem, anggaran dan standar, atau pemilihan sekumpulan kegiatan dan penetapan apa yang harus dilakukan, kapan, bagaimana, dan oleh siapa, untuk mengubah kompetensi kerja seseorang sehingga ia dapat berprestasi lebih baik dalam jabatannya. Oleh karena itu perencanaan bertujuan:

  1. Tercapainya tujuan organisasi dengan lebih baik atau terjaminnya pencapaian hasil yang diharapkan, karena telah dilakukan pengurangan kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pembuatan keputusan atau kegiatan-kegiatan yang dilakukan telah diperhatikan dengan matang;
  2. Meningkatnya sukses pencapaian tujuan organisasi, karena telah diperjelas apa yang telah dilakukan, kapan dilakukan, bagaimana melakukannya, dan siapa yang bertanggung jawab untuk melakukannya; (LAN RI, 2003:6).

Mencermati tujuan perencanaan tersebut, maka dalam aplikasinya di bidang pendidikan dan pelatihan tentu saja dengan perencanaan pendidikan dan pelatihan yang baik akan menjamin tujuan dan sasaran pendidikan dan pelatihan yaitu meningkatkan kinerja aparatur sebagaimana yang diharapkan, yakni tercapainya peningkatan pengetahuan, keterampilan dan perubahan sikap perilaku yang lebih baik.

Tahapan kegiatan analisis kebutuhan diklat sangat penting dan dapat memberikan dampak yang sangat besar terhadap keberhasilan pelaksanaan diklat secara keseluruhan. Dengan demikian, ketepatan dalam mengidentifikasi kebutuhan diklat sebagai proses analisis kebutuhan diklat menjadi penting sebab analisis kebutuhan diklat merupakan suatu proses yang sistematis dalam menentukan sasaran, mengidentifikasi ketimpangan antara sasaran dengan keadaan nyata serta menetapkan prioritas tindakan. Selain jenis-jenis diklat yang telah diidentifikasi dan direkomendasi melalui kegiatan analisis kebutuhan diklat selanjutnya perlu ditindaklanjuti dengan merancang serta mengoptimalkan proses pembelajaran.

Kegiatan Analisis Kebutuhan Diklat

Dalam hal ini akan dibahas apa, mengapa, kapan dan bagaimana analisis kebutuhan diklat tersebut.

Pengertian analisis kebutuhan diklat yaitu suatu proses yang sistematis dalam mengidentifikasi ketimpangan antara sasaran dengan keadaan nyata atau diskrepansi antara kinerja standar dan kinerja nyata yang penyelesaiannya melalui pelatihan. Atau “suatu proses kegiatan yang bertujuan untuk menemukan adanya suatu kesenjangan pengetahuan, keterampilan dan sikap-sikap yang dapat ditingkatkan melalui diklat” (Modul Pengelola Diklat, Pusdiklat Pegawai Dep. Transmigrasi dan PPH).

 Jawaban mengapa pentingnya melakukan analisis kebutuhan diklat antara lain:

  •  Karena masalah kinerja;

Permasalahan ini merupakan klasik yang senantiasa hadir pada sebuah organisasi atau lembaga, rendah kinerja dipengaruhi oleh beberapa faktor baik yang bersifat internal misalnya situasi dan kondisi kejiwaan seseorang, pengetahuan dan keterampilan dan lain sebagainya.  Sedangkan yang bersifat eksternal misalnya keadaan lingkungan, situasi ekonomi politik dan lain sebagainya. Rendahnya kinerja baik pegawai atau lembaga perlu ditangani secara serius agar eksistensi tetap dalam keadaan baik.

  •   Inovasi Sistem dan Iptek Baru

Tidak bisa dipungkiri inovasi atau perkembangan sistem dan iptek baru semakin hari semakin meningkat baik kualitas dan kuantitas. Oleh karenanya perlu diantisipasi secara tepat, sehingga tidak berdampak negatif bagi lembaga/organisasi, sehingga muncul apa yang dinamakan broken organization (kehancuran organisasi). Dengan demikian dapat menjadi alasan penting mengapa perlu dilakukan analisis kebutuhan diklat.

  •   Kegiatan Rutin dan Pengembangan

Kegiatan rutin dapat menyebabkan kejenuhan bagi pegawai, oleh karena itu perlu adanya solusi untuk mengatasi hal tersebut yaitu dengan pengembangan. Model pengembangan yang bagaimana? Yang tepat untuk mengatasi permasalahan itu. Jawabannya yaitu dengan melakukan identifikasi dulu melalui analisis kebutuhan diklat. Adapun tujuan melakukan analisis kebutuhan diklat, antara lain adalah sebagai berikut:

  1. Dasar penyusunan program pelatihan (data dan informasi yang diperoleh dalam pelaksanaan analisis kebutuhan diklat akan digunakan untuk menyusun program diklat).
  2. Sebagaimana pedoman organisasi dalam merancang bangun program diklat. Diskrepansi kompetensi yang ditemukan pada saat analisis kebutuhan diklat akan diuabah menjadi tujuan diklat dalam proses rancang bangun program.
  3. Sebagai masukan bagi organisasi untuk tindak lanjut kegiatan dan menentukan prioritas program.
  4. Menjaga dan meningkatkan produktivitas kerja. Pegawai yang sehari-hari hanya mengerjakan pekerjaan rutin dari itu ke itu saja, dalam waktu tertentu akan mengalami kebosanan. Kalau sudah bosan, maka produktivitasnya akan menurun. Tapi dengan Analisis Kebutuhan Diklat ini akan ditemukan hal-hal yang dapat dilakukan untuk menjaga tingkat produktivitasnya, misalnya perlu penyegaran dalam bidang-bidang tertentu. Begitu juga dengan pegawai yang menghadapi pekerjaan baru atau hal-hal baru, melalui analisis kebutuhan diklat akan ditemukan hal-hal apa saja yang belum dikuasainya, sehingga dapat diisi, yang berarti diharapkan akan dapat meningkatkan produktivitasnya.
  5. Menghadapi kebijakan baru. Dengan adanya kebijakan baru, pegawai atau petugas yang melaksanakannya akan dibekali informasi mengenai hal tersebut apabila mereka belum memahaminya.
  6. Menghadapi tugas-tugas baru. Tugas baru memerlukan kompetensi baru juga. Dan melalui analisis kebutuhan diklat akan diketahui sejauh mana tugas baru itu dipahami dan yang belum dipahami sehingga dapat dijadikan prioritas kebutuhan pelatihan.

Sedangkan manfaat yang diperoleh dengan melakukan penilaian kebutuhan diklat adalah:

  1. Program-program diklat yang disusun sesuai dengan kebutuhan organisasi, jabatan maupun individu setiap pegawai.
  2. Menjaga dan meningkatkan motivasi peserta dalam mengikuti pelatihan, karena program pelatihan yang diikuti sesuai dengan kebutuhannya. Dengan demikian akan meningkatkan efektivitas pencapaian tujuan pelatihan.
  3. Efisensi biaya organisasi, karena pelatihan yang dilaksanakan sesuai dengan kebutuhan organisasi. Jadi biaya yang tidak sedikit yang dikeluarkan untuk pelatihan tidaklah sia-sia.
  4. Memahami penyebab timbulnya masalah dalam organisasi, karena pelaksanaan penilaian kebutuhan pelatihan yang tepat dan efektif, tidak saja akan menemukan masalah-masalah yang ditimbulkan oleh diskrepansi kompentensi pegawai/pekerja. Dalam hal ini kesenjangan pengetahuan, keterampilan dan sikap, tapi juga dapat menemukan penyebab masalah yang disebabkan oleh unsur-unsur atau fungsi-fungsi manajemen yang lain, misalnya oleh keterbatasan sarana yang ada, prasarana yang kurang mendukung, metode kerja yang kurang tepat, terbatasnya anggaran yang tersedia untuk itu, perencanaan yang kurang matang, koordinasi yang tidak mantap dan lain sebagainya.

Tingkat-tingkat Kebutuhan Diklat

Berdasarkan sistem model organisasi, umumnya kita dapat bedakan menjadi 3 (tiga) tingkat kebutuhan diklat:

1. Kebutuhan diklat pada tingkat organisasi

Pada bagian manakah/unit kerja manakah yang masih perlu diklat

2. Kebutuhan diklat pada tingkat jabatan

Pada kebutuhan diklat tingkat jabatan, kita akan  mendeteksi pula pengetahuan, keterampilan dan sikap apa yang masih diperlukan untuk melaksanakan fungsi, tugas dan tanggung jawab dari suatu jabatan (occupations).

3. Kebutuhan diklat pada tingkat individual

Dalam menentukan kebutuhan diklat individual harus didahului dengan penetapan kebutuhan diklat organisasi dan kebutuhan diklat jabatan, sehingga dapat menetapkan siapa-siapa yang memerlukan diklat dan diklat apa yang diperlukannya. Di sini kita mengungkapkan pengetahuan, keterampilan dan sikap apa yang diperlukan individu-individu pemegang jabatan dari organisasi bersangkutan.

Berdasarkan pembahasan di atas, dapat disimpulkan bahwa indikator kebutuhan pelatihan dapat dijumpai di setiap bagian dalam organisasi, walaupun nanti penyelesaian bisa melalui diklat maupun non diklat. Dan kebutuhan pelatihan bisa berada pada setiap tingkat dalam organisasi, mulai dari tingkat organisasi, jabatan dan tingkat individu pegawai.

 

Ada pendekatan yang bisa dilakukan dalam analisis kebutuhan diklat:

- Ditinjau dari orang yang melakukan: teknik intuitif dan ulasan kepemimpinan

- Atas dasar analisis data sekunder: studi pustaka dan analisis jabatan

- Focus Group (Focus Group adalah upaya penelusuran kebutuhan diklat secara kualitatif bertujuan untuk memusatkan pikiran pada kebutuhan materi diklat apa dalam satu kelompok sasaran penelurusan diklat) dan Nominatif Group (Teknik Pendekatan Nominatif adalah penelusuran yang memusatkan pada materi diklat yang diunggulkan dalam kelompok penelusuran).

- DIF Analysis

Pada dasarnya analisis ini mendasarkan pada Analisis Jabatan (Job Analysis) yang diikuti dengan mencari tingkat KESULITAN (D = Difficulties); tingkat KEPENTINGAN (I = Importancy) dan tingkat KESERINGAN (F = Frequency). Berdasarkan tingkat-tingkat tersebut dicari dari analisis jabatan yang paling DIF.

- Model penilaian diskrepansi kompetensi

Adalah selisih antara kinerja orang yang menduduki suatu jabatan dengan kinerja yang dituntut oleh organisasi. Suatu jabatan yang diduduki menutut adanya kemampuan/Kompetensi Kerja Standar (KKS).

 

Berikut tahapan analisis kebutuhan diklat:

A.  Perumusan Masalah (Focusing)

Sebelum melakukan analisis kebutuhan diklat, terlebih dahulu tentukan konteks fokus kegiatan. Dalam kegiatan ini hal-hal yang perlu diperhatikan adalah sebagai berikut: 

  1. Siapa yang menginginkan dan tidak menginginkan penyelesaian masalah yang ada. Masalah-masalah yang ada biasanya dapat dijumpai dalam analisis kinerja?
  2. Solusi apa yang diharapkan dalam pemecahan masalah. Solusi dalam hal ini dapat berupa training atau non training?
  3. Siapa sumber informasi, misalnya atasan, pemangku jabatan, staf, pelanggan atau bahkan data sekunder seperti laporan, hasil kerja, surat kabar dan lain sebagainya?
  4. Catatan dan bukti apakah yang dibutuhkan dalam pengumpulan bahan Analisis Kebutuhan Diklat?
  5. Seberapa besar bantuan organisasi terhadap kegiatan Analisis Kebutuhan Diklat tersebut? Dan organisasi mana yang terkait dalam pelaksanaan Analisis Kebutuhan Diklat ini. Dari data tersebut dapat dipergunakan dalam penentuan kegiatan selanjutnya.

 B.  Perumusan Tujuan (Formulating Objectives)

Setelah kita menentukan konteks fokus kegiatan di atas, selanjutnya tentukan tujuan kegiatan (formulating objective). Dalam tahapan ini analisis kebutuhan dikat menetapkan tujuan kegiatan Analisis Kebutuhan Diklat. Misalnya apakah tujuan tersebut nanti untuk tingkat organisasi (organization level), tingkat pemangku jabatan (occupation level) atau tingkat pekerja (individual level). Apabila menyangkut pemangku jabatan tertentu yang perlu diperhatikan adalah kinerja optimal atau pengetahuan apa yang diharapkan dikuasai oleh pemangku jabatan tersebut, uraian tingkat kemampuan yang dimiliki pekerja saat ini, bagaimana tanggapan mereka terhadap perubahan sistem baru ini, apakah penyebab permasalahan serta solusi apa yang disenangi. Bahan-bahan yang ada dapat dipergunakan untuk menyusun tujuan kegiatan Analisis Kebutuhan Diklat yang akan dipergunakan sebagai pedoman dalam langkah selanjutnya. Tanpa tujuan yang jelas maka hasil yang akan diperoleh tidak optimal.

 C. Pengembangan Instrumen (Managing and Methods)

Setelah tujuannya ditetapkan, maka langkah selanjutnya adalah menentukan metode dan peralatan yang akan digunakan dalam Analisis Kebutuhan Diklat, misalnya wawancara, observasi lapangan, survey melalui kuesioner. Setelah menentukan hal tersebut maka langkah selanjutnya adalah membuat instrumen yang akan digunakan dalam pengumpulan data, baik berupa pedoman wawancara, pedoman observasi lapangan maupun kuesioner untuk survai lapangan. Pedoman interviu untuk kegiatan Analisis Kebutuhan Diklat dengan pendekatan berbeda akan berbeda pula tergantung data apa yang akan dikumpulkan. Dalam pembuatan pedoman interview maupun pedoman observasi, juga perlu mengetahui siapa yang menjadi responden kita dan bagaimana latar belakangnya.

 D.  Pengumpulan Data (Collecting Data)

Setelah metode dan peralatan disiapkan, langkah selanjutnya adalah pengumpulan data. Data yang akan dikumpulkan bisa data primer maupun data sekunder. Data sekunder bisa berupa laporan (mingguan, bulanan atau tahunan), kebijakan pimpinan, struktur organisasi serta masalah-masalah yang dihadapi oleh organisasi. Data primer adalah data yang langsung didapat dari hasil wawancara, observasi atau survei. Dan jenis data yang dikumpul hendaknya sudah jelas betul sebelum mengumpulkan data.

 E.  Pengolahan Data (Data Analysis)

Tahapan analisis data ini dilakukan apabila data yang diperlukan telah terkumpul. Berdasarkan data sekunder atau data primer yang terkumpul ini selanjutnya dilakukan analisis sesuai dengan teknik atau pendekatan yang digunakan, karena berbeda teknik analisis datanya. Analisis data ini dimulai dari tabulasi data terlebih dahulu.

 F.  Penafsiran Hasil (Interpreting Result)

Interpretasi dan formulasi kesimpulan hasil analisis data dilakukan dengan mempertimbangkan faktor-faktor lain yang berpengaruh. Namun hasil interpretasi ini belum bisa langsung diterima, tetapi harus dikonfirmasi dulu dengan pihak-pihak terkait.

 G. Pelaporan (Reporting)

Tahap terakhir dari rangkaian kegiatan Analisis Kebutuhan Diklat adalah pelaporan dan formulasi kesimpulan mengenai hasil analis kebutuhan diklat. Hal-hal yang perlu dipertimbangkan dalam pembuatan laporan Analisis Kebutuhan Diklat adalah sebagai berikut:

  1. Siapa yang akan membaca dan menggunakan hasil analisis
  2. Apa saja informasi yang harus masuk dalam laporan
  3. Bagaimana hasil itu akan dilaporkan
  4. Apa yang perlu dilakukan untuk membantu audience memahami laporan
  5. Kapan laporan dikerjakan sampai selesai.

Disamping hal-hal tersebut di atas maka dalam pelaporan perlu memperhatikan prinsip-prinsip pelaporan sebagai berikut:

  1. Kejelasan audience
  2. Ruang lingkup informasi
  3. Standar interpretasi
  4. Kejelasan laporan
  5. Ketepatan waktu laporan
  6. Diseminasi laporan
  7. Dampak temuan
  8. Keterbukaan dan kejujuran
  9. Terbuka untuk umum
  10. Seimbang
  11. Kejelasan obyek kegiatan
  12. Konteks analisis
  13. Kejelasan tujuan dan prosedur
  14. Keabsahan sumber informasi
  15. Kesimpulan logis
  16. Obyektif tentang laporan

Sebagai kesimpulan, analisis kebutuhan diklat sebagai suatu konsep sudah banyak diketahui. Akan tetapi, analisis kebutuhan diklat sebagai suatu ilmu terapan dan terlebih lagi sebagai persyaratan utama penyusunan program masih sangat jarang dilaksanakan atau bahkan belum pernah dilaksanakan sama sekali.

Sumber: Jurnal Kediklatan Pusdiklat Regional Bandung Kemendagri Edisi 7 Tahun 2014